Kodin paperit järjestykseen- syitä järjestää ja vinkkejä kuinka onnistut!

​Järjestämättömät paperit eivät välttämättä vie kotoa suurta tilaa, mutta ne voivat senkin edestä vaivata mielen päällä tekemättömänä projektina. Selkeälle omalle paikalle järjestetyt paperit ovat osa toimivaa arkea ja tekevät olemisesta mutkattomampaa. Etenkin haastavissa elämäntilanteissa on huomattava helpotus, kun tärkeät paperit löytyvät etsimättä.
 
Tässä postauksessa:

• Kerrotaan mitä tarkoitetaan kodin papereilla.
• Kuvaan kuinka järjestimme asiakkaan paperit käyttökuntoon. 
• Saat vinkkejä papereiden karsimiseen ja säilytykseen.
• Olen koonnut loppuun useita syitä, joiden vuoksi paperit kannattaa pitää järjestyksessä.

 

​Mitä kodin papereilla tarkoitetaan?

Kodin paperit kuuluvat moneen eri kategoriaan ja niitä säilytetään ympäri kotia kaapeissa, laatikoissa ja tasoilla. Niillä tarkoitetaan esimerkiksi:
 

• Lehtiä ja tiedotteita. Usein kasoissa. Luettuja ja lukemattomia, joista monet eivät lopulta ole kovin tärkeitä.
• Piirustuksia, luonnoslehtiöitä, kirjeitä, muistiinpanoja. Tähän kohtaan liittyy usein eniten tunteita.
• Kotiin ja asumiseen liittyviä papereita. Näille on usein olemassa jonkunlainen kodin kansio.
• Talouteen ja työhön liittyviä papereita laskuista kuitteihin ja veropapereista työsopimuksiin ja todistuksiin. Näiden erottelu toisistaan on keskeistä, kun halutaan lisätä arjen hallintaa. 
• Terveyteen ja hyvinvointiin liittyviä papereita ja asiakirjoja kuten ohjeita, lääkemääräyksiä ja epikriisejä. Näiden papereiden määrä on viime vuosina vähentynyt paljon ja muuttunut sähköiseen muotoon.
• Opiskeluun liittyviä papereita, erityisesti opiskelumuistiinpanot. Ajan saatossa tämä kategoria on usein paisunut ja karsiessa vapautuu säilytystilaa ja monia kansioita. 
• Lasten papereita: hyvinvointi, terveys, vakuutukset, piirrokset, pankkiasiat jne. Lapsen papereita alkaa kertyä vähitellen ja on hyvä pohtia kuinka niitä on käytännöllisin säilyttää.
• Lemmikin papereita: hankintatodistus, vakuutukset, terveydenhoito, hoito-ohjeita, näyttelyt jne. Näidenkään säilytyspaikaksi ei ole yhtä ainoaa oikeaa, mutta paikka on hyvä valita käytettävyys edellä.

Riippuen paperin sisällöstä, sen silppuaminen voidaan kokea hyvinkin terapeuttiseksi.

Asiakaskäynnillä papereita järjestäessä tehtiin 500e arvoinen löytö!
Yhden neljän tunnin kotikäynnin aikana järjestimme asiakkaani papereista merkittävän osan. Järjestettävät paperit koottiin yhteen monesta paikkaa kotoa. Joukossa oli lasten papereita, todistuksia ja piirustuksia. Myös kotiin liittyviä, työhön, terveyteen ja talouteen liittyviä papereita. 
 
Kaikki lajiteltiin kasoihin, joiden kategorioita hyödynnettiin arkistointivaiheessa.  Työskentelyssä levittäydyttiin isoille pinnoille. Lajittelussa hyödynnettiin niin lattiapinta-alaa, suurta myyntiin menossa oleva pöytää ja parivuodetta. Merkittävä osa papereista hävitettiin. Loput arkistoitiin kansioihin ja riippukansiolliseen arkistointilaatikkoon. 
 
Paperit, jotka vaativat toimenpiteitä ennen arkistointia, kerättiin erilleen omaan lehtikoteloon. Jatkossa käsittelyä vaativat paperit on helppo laittaa koteloon heti tuoreeltaan, koska niille on oma selkeä säilytyspaikka. Järjestäessä lisäsimme lehtikoteloon useita papereita. Kotelon sisältö on nyt vaivatonta ottaa läpikäytäväksi säännöllisesti. Huippujuttu oli, että yhdet löytyneet paperit sisälsivät vakuutusyhtiölle toimitettavia tietoja ja luvassa on korvauksia 500e arvosta! 

Mitä kannattaa huomioida papereita järjestäessä?

• Eri elämänvaiheissa korostuvat eri paperit. Esimerkiksi pikkulapsiperheessä on usein paljon lasten piirustuksia. 
• On yksilöllistä kuinka paljon mitäkin säilytetään. Kodit ja tarpeet ovat erilaisia. Sinä itse päätä kuinka paljon kodissasi esimerkiksi on aikakausilehtiä tai minkä verran asiakirjoja säilytetään paperisena ja minkä verran sähköisenä.
• Vuodenajat voivat vaikuttaa siihen mitä papereita tarvitaan käsien ulottuville. Yrittäjä esimerkiksi tarvitsee verotukseen liittyvät paperit tarkasteltavaksi joka vuosi samoihin aikoihin.
• Usein tärkeitä kodin papereita tarvitaan silloin, kun voimavarat ovat rajalliset. Esimerkiksi vanhempien sopiessa erotilanteessa lapsen elatuksesta lastenvalvojakäynnillä, kummankin vanhemmat tulo-, ja menotiedot tarvitaan sopimuksen tekemistä varten. Samoin pesukoneen käyttöohjetta tulee harvoin luettua huvikseen, vaan se otetaan esille, kun tulee pattitilanne.

• Harvemmin säilytettävät paperit voivat olla vaikkapa jakkaralle nousun päässä.

Vinkkejä karsimiseen

• Säilytä vain papereita, joihin aiot joskus palata tai tulet niitä tarvitsemaan. Mieti tulenko jatkossa käyttämään aikaa näiden papereiden tarkasteluun?
• Lopeta lehtitilaukset, joita sinulla ei tule luettua.
• Tunteita herättävän paperin kohdalla luopumista helpottaa, kun ottaa kuvan muistoksi.
• Riippuen paperin sisällöstä, sen silppuaminen voidaan kokea hyvinkin terapeuttiseksi. Ota tarpeen mukaan paperin repiminen käsin osaksi prosessia! 
• Käytä silppuria tai revi aivan pieneksi paperit joissa on henkilötietoja, osoitteita tai muuta henkilökohtaista. Jos haluat käyttää silppuria, mutta et halua hankkia sellaista itsellesi, useimmilla kirjastoilla on lainattavissa silppuri. Pieniä määriä voi viedä kirjastolla sijaitsevaan silppuriin.
• Verotietoja, opiskelumateriaalia ja muuta ajansaatossa vanhentuvaa tietoa on jatkossa helppoa karsia, kun noudatetaan aikajärjestystä. Voit laittaessasi uutta tilalle karsia vanhimmasta päästä.
• Luo lasten piirustuksille ja askarteluille maltillisen kokoinen säilytystila. Säilytä vain ”erityiset” niin saat tilan riittämään kaikille tarvittaville tuotoksille. 
• Hahmottele sopivalta tuntuvaa määrä piirustuksia ja askarteluita. Voit hyödyntää laskututoimitusta: säilytettävien papreiden määrä vuodessa kerrotaan vuosilla, joita on aikaa lapsen täysi-ikäisyyteen asti. Näin voit haarukoida tulevien papereiden määrää ja määritellä niiden tarvitseman tilan.

Vinkkejä säilyttämiseen

• Karsi ensin paperit ja järjestä ne vasta sitten.
• Mieti mitä papereita järjestät yhdellä kertaa ja hahmottele minkälaiseen järjestykseen haluat ne. 
• Jos hankit uusia säilyttimiä, tee hankinnat, kun tiedät mitä tarvitset ja olet katsonut, että kotoa ei löydy käyttötarkoitukseen sopivia.
• Tärkeät paperit kannattaa säilyttää erillään muista papereista. 
• Mitä useammin käytät papereita, sitä olennaisempaa on valita niille paikka keskeiseltä paikalta ja tilasta, jossa niitä tarvitset. 
• Harvemmin säilytettävät paperit voivat olla vaikkapa jakkaralle nousun päässä.
• Usein lapselle perustetaan oma tärkeiden papereiden kansio, jota tämä vähitellen alkaa enenevästi itse ylläpitää.
• ​Sijoita laskut ja muut toimenpiteitä vaativat paperit sellaiseen paikkaan, että ne tulevat säännöllisesti katsotuksi läpi.
• Arkistoi vain tarpeelliset paperit ja sen jälkeen, kun tarvittavat toimenpiteet on tehty.

Ammattijärjestäjän työssä kuultuja syitä järjestää kodin paperit

• "on tuntunut tuovan lisää aivokapasiteettia".
• "papereiden järjestäminen selkeytti omaa oloa".
• "paperit lastenvalvojakäynnille löytyvät nyt helposti".
• "vakuutusten kilpailutus tulee tehtyä säännöllisesti".
• "säästyy vaivaa ja rahaa, kun ei tarvitse käsitellä muistutusmaksuja".
• "testamentti tuli saatettua ajan tasalle ja se huojensi kovasti oloa".
• "passi löytyy helposti ja sen ajantasaisuus on helppoa tarkistaa".
• "lemmikin papereista on vaivatonta seurata rokotuksen voimassa oloa".
• "lapsen tekemä taide on nyt yhdessä paikassa tallessa ja uusi työ on helppoa lisätä".

Toivottavasti sait tästä intoa papereiden järjestämiseen.
Kuulen mielelläni mitä ajatuksia sinulla heräsi!

Jos haluaisit aloittaa, mutta et keksi mistä, katsele ympärillesi. Ehkä sinulla on pöydän kulmalla paperikasa, jonka voit käydä läpi ajatuksella? Tsemppiä tekemiseen!

Nautinnollisia keväthetkiä <3
​Jenny

Ps. Tavoitat minut yksityisviestillä painamalla tästä